Как заменить Google Таблицы в компании и не потерять данные

Google Таблицы удобны, потому что ими можно пользоваться прямо в браузере.

Но при росте компании появляются проблемы с доступами, структурой данных и контролем изменений.

Почему компании начинают искать альтернативу

Типичная ситуация выглядит так.

Есть одна основная таблица, которую используют несколько сотрудников.

Потом появляются дополнительные листы:

• клиенты;
• заказы;
• расходы;
• задачи;
• проекты;
• сотрудники.

Через некоторое время один файл превращается в небольшую информационную систему.

Но интерфейс все еще остается обычной таблицей.

Что важно перенести

Перед миграцией необходимо определить, какие данные действительно нужны.

Обычно это:

• основные записи;
• категории;
• статусы;
• даты;
• суммы;
• ответственные;
• комментарии;
• прикрепленные документы.

Не стоит переносить весь старый хаос один в один.

Миграция — хороший момент для очистки структуры.

Как правильно организовать данные

Например, вместо одной таблицы:

можно разделить сущности.

Клиент:

• название;
• контакты;
• комментарии.

Проект:

• клиент;
• менеджер;
• статус;
• сроки;
• стоимость.

Так информация становится связанной и не дублируется.

Как проходит переход

Оптимальный вариант:

1. определить существующий процесс;
2. очистить данные;
3. определить структуру;
4. импортировать записи;
5. проверить данные;
6. подключить сотрудников;
7. постепенно отказаться от старых таблиц.

Главное — не превращать переход в многомесячный проект внедрения.

Если задача была простой, новая система тоже должна оставаться простой. В Voyanty можно импортировать CSV или Excel и сразу настроить поля, статусы и доступы.