Wie man Google Sheets im Unternehmen ersetzt, ohne Daten zu verlieren
Ein praktischer Leitfaden für den Wechsel von Google Sheets zu einem spezialisierten Verwaltungssystem.
Google Sheets ist praktisch, weil man direkt im Browser damit arbeiten kann.
Mit dem Wachstum eines Unternehmens werden jedoch Zugriffskontrolle, Datenstruktur und Änderungsverfolgung schwieriger.
Warum Unternehmen nach einer Alternative suchen
Eine typische Situation sieht so aus.
Es gibt eine Haupttabelle, mit der mehrere Mitarbeitende arbeiten.
Dann kommen weitere Tabellenblätter hinzu:
- Kunden;
- Aufträge;
- Ausgaben;
- Aufgaben;
- Projekte;
- Mitarbeitende.
Schon bald wird aus einer Datei ein kleines Informationssystem.
Die Oberfläche bleibt jedoch weiterhin nur eine Tabelle.
Was sich zu migrieren lohnt
Vor der Migration sollten Sie entscheiden, welche Daten Sie wirklich brauchen.
Meistens sind das:
- Kerndatensätze;
- Kategorien;
- Status;
- Daten;
- Beträge;
- Verantwortliche;
- Kommentare;
- angehängte Dokumente.
Übernehmen Sie nicht das gesamte alte Chaos eins zu eins.
Eine Migration ist ein guter Moment, um die Struktur zu bereinigen.
Wie man Daten richtig organisiert
Zum Beispiel statt einer einzigen Tabelle:
| Kunde | Projekt | Manager | Status |
|---|
kann man Entitäten aufteilen.
Kunde:
- Name;
- Kontakte;
- Kommentare.
Projekt:
- Kunde;
- Manager;
- Status;
- Fristen;
- Kosten.
Informationen werden dadurch verknüpft und nicht mehr doppelt gepflegt.
Wie der Übergang abläuft
Der beste Weg:
- den bestehenden Prozess definieren;
- die Daten bereinigen;
- die Struktur definieren;
- Datensätze importieren;
- die Daten prüfen;
- Mitarbeitende einführen;
- die alten Tabellen schrittweise ablösen.
Wichtig ist, den Wechsel nicht zu einem monatelangen Einführungsprojekt werden zu lassen.
Wenn die Aufgabe einfach war, sollte auch das neue System einfach bleiben. In Voyanty können Sie CSV oder Excel importieren und Felder, Status sowie Zugriffe sofort konfigurieren.