Як замінити Google Sheets у компанії та не втратити дані

Google Sheets зручні тим, що ними можна користуватися прямо в браузері.

Але з ростом компанії ускладнюються контроль доступу, структура даних і відстеження змін.

Чому компанії починають шукати альтернативу

Типова ситуація виглядає так.

Є одна основна таблиця, якою користуються кілька співробітників.

Потім з'являються додаткові аркуші:

• клієнти;
• замовлення;
• витрати;
• завдання;
• проєкти;
• співробітники.

Згодом один файл перетворюється на невелику інформаційну систему.

Але інтерфейс усе ще залишається звичайною таблицею.

Що варто переносити

Перед міграцією варто визначити, які дані вам справді потрібні.

Зазвичай це:

• основні записи;
• категорії;
• статуси;
• дати;
• суми;
• відповідальні;
• коментарі;
• прикріплені документи.

Не варто переносити весь старий хаос один в один.

Міграція — хороший момент, щоб очистити структуру.

Як правильно організувати дані

Наприклад, замість однієї таблиці:

можна розділити сутності.

Клієнт:

• назва;
• контакти;
• коментарі.

Проєкт:

• клієнт;
• менеджер;
• статус;
• дедлайни;
• вартість.

Інформація стає пов'язаною і перестає дублюватися.

Як відбувається перехід

Найкращий шлях:

1. визначити наявний процес;
2. очистити дані;
3. визначити структуру;
4. імпортувати записи;
5. перевірити дані;
6. підключити співробітників;
7. поступово відмовитися від старих таблиць.

Головне — не перетворювати перехід на багатомісячний проєкт упровадження.

Якщо завдання було простим, нова система теж має залишатися простою. У Voyanty можна імпортувати CSV або Excel і відразу налаштувати поля, статуси та доступ.