Jak zastąpić Google Sheets w firmie bez utraty danych

Google Sheets są wygodne, bo można z nich korzystać bezpośrednio w przeglądarce.

Ale wraz z rozwojem firmy coraz trudniejsze stają się kontrola dostępu, struktura danych i śledzenie zmian.

Dlaczego firmy zaczynają szukać alternatywy

Typowa sytuacja wygląda tak.

Jest jeden główny arkusz używany przez kilku pracowników.

Potem pojawiają się dodatkowe arkusze:

• klienci;
• zamówienia;
• koszty;
• zadania;
• projekty;
• pracownicy.

Po pewnym czasie jeden plik zamienia się w mały system informacyjny.

Ale interfejs nadal pozostaje zwykłym arkuszem.

Co warto migrować

Przed migracją zdecyduj, jakie dane są naprawdę potrzebne.

Zwykle są to:

• główne rekordy;
• kategorie;
• statusy;
• daty;
• kwoty;
• właściciele;
• komentarze;
• dołączone dokumenty.

Nie przenoś całego starego bałaganu jeden do jednego.

Migracja to dobry moment, aby uporządkować strukturę.

Jak właściwie zorganizować dane

Na przykład zamiast jednej tabeli:

można rozdzielić byty.

Klient:

• nazwa;
• kontakty;
• komentarze.

Projekt:

• klient;
• menedżer;
• status;
• terminy;
• koszt.

Informacje stają się powiązane i przestają się dublować.

Jak wygląda przejście

Najlepsza ścieżka:

1. zdefiniować istniejący proces;
2. oczyścić dane;
3. określić strukturę;
4. zaimportować rekordy;
5. zweryfikować dane;
6. wdrożyć pracowników;
7. stopniowo przestać korzystać ze starych arkuszy.

Najważniejsze, aby nie zamieniać tej zmiany w wielomiesięczny projekt wdrożeniowy.

Jeśli zadanie było proste, nowy system też powinien pozostać prosty. W Voyanty można zaimportować CSV lub Excel i od razu skonfigurować pola, statusy oraz dostęp.