Почему Excel перестает подходить для управления бизнесом

Excel сложно назвать плохим инструментом. Наоборот, это один из самых универсальных инструментов для работы с данными.

Проблема появляется тогда, когда Excel начинают использовать не для расчетов, а для управления постоянно изменяющимся бизнес-процессом.

Одна таблица превращается в десятки

Сначала компания создает один файл.

Через несколько месяцев появляются:

• Клиенты.xlsx
• Проекты.xlsx
• Заказы.xlsx
• Финансы.xlsx
• Отчеты.xlsx
• Клиенты_новый.xlsx
• Клиенты_финал.xlsx
• Клиенты_финал_2.xlsx

В итоге сотрудники уже не уверены, какой файл является актуальным.

Ошибки становятся неизбежными

Таблицы позволяют вручную менять практически все.

Можно случайно:

• удалить строку;
• изменить формулу;
• заменить значение;
• вставить данные не в тот столбец;
• сохранить неправильную версию файла.

Чем больше людей работает с таблицей, тем выше вероятность ошибки.

Информация находится только внутри таблицы

Руководитель хочет узнать: сколько сейчас активных проектов?

Сотруднику приходится открывать файл, фильтровать строки и считать данные.

В специализированной системе подобная информация может отображаться сразу на экране.

Таблица не управляет процессом

Excel показывает данные, но практически не отвечает на вопрос: что сотрудник должен сделать дальше?

Например: заказ находится в статусе «Согласование» уже 5 дней.

Система может показать это автоматически и уведомить ответственного.

Таблица обычно просто содержит дату.

Что использовать вместо Excel

Не всегда нужна большая CRM.

Для многих задач достаточно специализированной системы учета.

Она может сохранить привычную табличную структуру, но добавить:

• роли пользователей;
• статусы;
• фильтры;
• поиск;
• карточки записей;
• файлы;
• комментарии;
• историю;
• уведомления;
• отчеты.

Таким образом, компания получает преимущества автоматизации без внедрения тяжелой корпоративной системы. Именно так устроен Voyanty: привычная работа со строками и полями плюс процессы вокруг них.