Warum Excel für die Unternehmenssteuerung nicht mehr ausreicht

Excel ist schwer als schlechtes Werkzeug zu bezeichnen. Im Gegenteil: Es ist eines der universellsten Werkzeuge für die Arbeit mit Daten.

Das Problem entsteht dann, wenn Excel nicht für Berechnungen, sondern für die Steuerung eines sich ständig verändernden Geschäftsprozesses genutzt wird.

Aus einer Tabelle werden Dutzende

Am Anfang erstellt das Unternehmen eine Datei.

Ein paar Monate später gibt es:

• Clients.xlsx
• Projects.xlsx
• Orders.xlsx
• Finance.xlsx
• Reports.xlsx
• Clients_new.xlsx
• Clients_final.xlsx
• Clients_final_2.xlsx

Mitarbeitende wissen dann oft nicht mehr, welche Datei aktuell ist.

Fehler werden unvermeidlich

Tabellen erlauben es, fast alles per Hand zu ändern.

Man kann versehentlich:

• eine Zeile löschen;
• eine Formel ändern;
• einen Wert überschreiben;
• Daten in die falsche Spalte einfügen;
• die falsche Dateiversion speichern.

Je mehr Menschen mit der Tabelle arbeiten, desto höher ist das Fehlerrisiko.

Informationen leben nur innerhalb der Tabelle

Ein Manager möchte wissen: Wie viele aktive Projekte gibt es gerade?

Ein Mitarbeitender muss die Datei öffnen, Zeilen filtern und manuell zählen.

In einem spezialisierten System kann dieselbe Information sofort auf dem Bildschirm erscheinen.

Eine Tabelle steuert keinen Prozess

Excel zeigt Daten, beantwortet aber fast nie die Frage: Was soll die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter als Nächstes tun?

Zum Beispiel: Ein Auftrag befindet sich seit 5 Tagen im Status „Freigabe“.

Ein System kann das automatisch sichtbar machen und die verantwortliche Person benachrichtigen.

Eine Tabelle speichert in der Regel nur ein Datum.

Was man statt Excel verwenden kann

Nicht immer ist ein großes CRM nötig.

Für viele Aufgaben reicht ein spezialisiertes Verwaltungssystem.

Es kann die vertraute tabellarische Struktur beibehalten, aber Folgendes ergänzen:

• Benutzerrollen;
• Status;
• Filter;
• Suche;
• Datensatzkarten;
• Dateien;
• Kommentare;
• Verlauf;
• Benachrichtigungen;
• Berichte.

So erhält das Unternehmen die Vorteile der Automatisierung, ohne ein schweres Enterprise-System einzuführen. Genau so funktioniert Voyanty: vertraute Zeilen und Felder plus Prozesse rund um sie herum.