Wie man die Projektverwaltung in einem kleinen Unternehmen organisiert
Wie Sie Projekte, Fristen, Aufgaben, Kunden und Mitarbeitende ohne Dutzende Excel-Dateien verwalten.
Projektmanagement beginnt oft mit einer einfachen Tabelle.
Sie enthält in der Regel:
- Projektname;
- Kunde;
- Kosten;
- Frist;
- Manager;
- Status.
In dieser Phase funktioniert alles.
Doch mit wachsender Zahl von Projekten liefert die Tabelle kein vollständiges Bild mehr.
Was Sie im Blick behalten müssen
Für jedes Projekt sollte erkennbar sein:
Wer ist der Kunde?
Das Projekt sollte mit einem konkreten Kunden verknüpft sein.
Wer ist verantwortlich?
Ein Projekt braucht eine zugewiesene Mitarbeiterin oder einen zugewiesenen Mitarbeiter.
In welcher Phase befindet sich das Projekt?
Der Status macht die Lage schnell verständlich.
Wann ist die nächste Frist?
Daten helfen dabei, die Lieferung zu kontrollieren.
Was wurde bereits erledigt?
Verlauf und Aufgaben zeigen den Fortschritt.
Beispielstruktur
Projekt: Website-Entwicklung für ein Unternehmen
Kunde: Firma ABC
Verantwortlicher: Ivan
Status: In Entwicklung
Frist: 15. September
Aufgaben:
- einen Prototyp vorbereiten;
- das Design freigeben;
- die Seiten umsetzen;
- das CMS anbinden.
Jetzt liegen die Informationen an einem Ort.
Was ein solches System bringt
Eine Führungskraft muss nicht mehr jede Person fragen: Was passiert gerade mit dem Projekt?
Es reicht, das System zu öffnen und die aktuellen Daten zu sehen.
Das ist besonders wichtig, wenn Dutzende Projekte parallel laufen. Voyanty verbindet Projekte, Kunden, Aufgaben und Fristen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich.