Jak zorganizować ewidencję projektów w małej firmie
Jak zarządzać projektami, terminami, zadaniami, klientami i pracownikami bez dziesiątek plików Excel.
Zarządzanie projektami często zaczyna się od prostego arkusza.
Zwykle zawiera on:
- nazwę projektu;
- klienta;
- koszt;
- termin;
- menedżera;
- status.
Na tym etapie wszystko działa.
Ale gdy liczba projektów rośnie, arkusz przestaje dawać pełny obraz.
Co trzeba kontrolować
Dla każdego projektu powinno być widać:
Kto jest klientem?
Projekt powinien być powiązany z konkretnym klientem.
Kto odpowiada?
Projekt potrzebuje przypisanego pracownika.
Na jakim etapie jest projekt?
Status szybko pokazuje sytuację.
Kiedy jest najbliższy termin?
Daty pomagają kontrolować realizację.
Co zostało już zrobione?
Historia i zadania pokazują postęp.
Przykładowa struktura
Projekt: Stworzenie strony internetowej dla firmy
Klient: Firma ABC
Właściciel: Ivan
Status: W realizacji
Termin: 15 września
Zadania:
- przygotować prototyp;
- zaakceptować projekt graficzny;
- zbudować strony;
- podłączyć CMS.
Teraz informacje znajdują się w jednym miejscu.
Co daje taki system
Menedżer nie musi już pytać każdego pracownika: co dzieje się teraz z projektem?
Wystarczy otworzyć system i zobaczyć aktualne dane.
Ma to szczególne znaczenie, gdy równolegle toczą się dziesiątki projektów. Voyanty łączy projekty, klientów, zadania i terminy w jednej przestrzeni roboczej.