Verwaltungssystem für ein Designstudio: Kunden, Räume, Lieferanten

Ein Designstudio lebt in Tabellen: Briefing, Kostenvoranschlag, Materialauswahl, Lieferantenkontakte, Freigabestatus.

Meist sind das mehrere Dateien mit ähnlichen Namen und Versionen wie „final“, „final2“, „final_korrekturen“.

Struktur statt Dateikopien

Statt Zeilen für jeden Kunden zu duplizieren — verknüpfte Tabellen:

• Clients — Auftraggeber und Kontakte;
• Projects — Objekt oder Raum;
• Rooms — Zonen innerhalb eines Projekts;
• Suppliers — Lieferanten und Preislisten;
• Items — Möbel, Ausstattung, Dekor;
• Tasks — Phasen und Fristen.

Ein Kunde — mehrere Projekte. Ein Projekt — mehrere Räume. Alles ist verknüpft, nicht über Registerkarten verteilt.

Verschiedene Ansichten derselben Daten

Dieselben Datensätze lassen sich unterschiedlich betrachten:

• Table View — vollständige Liste der Positionen und Beträge;
• Kanban — Phasen: Entwurf → Freigabe → Bestellung → Montage;
• Gallery — visuelle Material- und Referenzauswahl.

Kein Umbau der Tabelle für jedes Szenario — nur die Ansicht wechselt.

Der Kunde sieht den Status, nicht die ganze Datenbank

Client Portal gibt dem Kunden einen Link zum aktuellen Projektstatus: was freigegeben ist, was in Arbeit ist, welche Fristen gelten.

Ohne Zugang zu internen Einkäufen, Aufschlägen oder Lieferantenkorrespondenz.

Fazit

Ein Studio braucht kein schweres ERP. Es braucht eine Struktur, in der Kunden, Räume und Lieferanten verbunden sind — und in der das Team das aktuelle Bild sieht, ohne nach „der einen Datei“ zu suchen.