Kostenvoranschläge und Subunternehmer im Bau ohne Excel verwalten

Auf der Baustelle wird Excel oft zu einem Satz Registerkarten: Kunden, Objekte, Materialien, Subunternehmer, Ausgaben, Zahlungen.

Jede Karte lebt für sich. Den Kostenvoranschlag aktualisieren Sie in einer Datei, die Subunternehmer-Rechnung in einer anderen, und das Budgetsaldo rechnen Sie manuell in einer dritten.

Je mehr Objekte, desto schneller verlieren Sie das aktuelle Bild.

Was statt Registerkarten

Statt separater Blätter — verknüpfte Tabellen in einem System:

• Clients — Auftraggeber und Kontakte;
• Projects — Objekte und Arbeitsphasen;
• Materials — Kostenvoranschlagspositionen und Einkäufe;
• Contractors — Subunternehmer und Vereinbarungen;
• Expenses — tatsächliche Ausgaben;
• Payments — Eingänge und Vorauszahlungen.

Jeder Expenses-Eintrag ist automatisch mit dem Projekt verknüpft. Kein Kopieren von Beträgen zwischen Dateien.

Automatische Berechnung des Budgetrests

Der Rest pro Objekt wird per Formel berechnet, nicht von Hand:

Rest = Budget − SUM(expenses.amount)

Ausgabe hinzugefügt — Rest neu berechnet. Budget geändert — die Zahl aktualisiert sich überall, wo sie verwendet wird.

Subunternehmer und Status

Für jeden Subunternehmer sehen Sie:

• an welchem Objekt er arbeitet;
• welcher Betrag vereinbart ist;
• was bereits bezahlt wurde;
• aktuellen Status: ausstehend, in Arbeit, abgeliefert, bezahlt.

Status helfen, Phasen zwischen Polier, Kalkulator und Buchhaltung nicht zu verlieren.

Was Sie in der Praxis bekommen

• Import Wizard — vorhandene Tabellen ohne manuelles Kopieren übernehmen;
• Kanban — Objektphasen auf einem Bildschirm;
• Dashboard — Übersicht über Budgets, Ausgaben und Überfälligkeiten.

Wenn Excel bereits das Betriebssystem Ihrer Baustelle ist, lohnt sich der Umzug in einen strukturierten Arbeitsbereich. Voyanty hilft, Kostenvoranschläge, Subunternehmer und Zahlungen an einem Ort zu bündeln.