Dlaczego Excel przestaje działać w zarządzaniu firmą

Excela trudno nazwać złym narzędziem. Wręcz przeciwnie, to jedno z najbardziej uniwersalnych narzędzi do pracy z danymi.

Problem pojawia się wtedy, gdy Excel jest używany nie do obliczeń, lecz do zarządzania stale zmieniającym się procesem biznesowym.

Jeden arkusz zamienia się w dziesiątki

Na początku firma tworzy jeden plik.

Kilka miesięcy później pojawiają się:

• Clients.xlsx
• Projects.xlsx
• Orders.xlsx
• Finance.xlsx
• Reports.xlsx
• Clients_new.xlsx
• Clients_final.xlsx
• Clients_final_2.xlsx

Pracownicy przestają mieć pewność, który plik jest aktualny.

Błędy stają się nieuniknione

Arkusze pozwalają ręcznie zmieniać niemal wszystko.

Można przypadkiem:

• usunąć wiersz;
• zmienić formułę;
• podmienić wartość;
• wkleić dane do złej kolumny;
• zapisać niewłaściwą wersję pliku.

Im więcej osób pracuje w arkuszu, tym większe ryzyko pomyłki.

Informacje żyją tylko wewnątrz arkusza

Menedżer chce wiedzieć: ile aktywnych projektów jest teraz?

Pracownik musi otworzyć plik, przefiltrować wiersze i policzyć to ręcznie.

W wyspecjalizowanym systemie taka informacja może być widoczna od razu na ekranie.

Arkusz nie zarządza procesem

Excel pokazuje dane, ale prawie nigdy nie odpowiada na pytanie: co pracownik powinien zrobić dalej?

Na przykład: zamówienie ma status „Akceptacja” od 5 dni.

System może automatycznie to wychwycić i powiadomić właściciela.

Arkusz zwykle po prostu przechowuje datę.

Czego użyć zamiast Excela

Nie zawsze potrzebny jest duży CRM.

Do wielu zadań wystarczy wyspecjalizowany system ewidencji.

Może on zachować znajomą strukturę tabeli, ale dodać:

• role użytkowników;
• statusy;
• filtry;
• wyszukiwanie;
• karty rekordów;
• pliki;
• komentarze;
• historię;
• powiadomienia;
• raporty.

Dzięki temu firma zyskuje korzyści z automatyzacji bez wdrażania ciężkiego systemu korporacyjnego. Tak właśnie działa Voyanty: znane wiersze i pola plus procesy wokół nich.