Warum ein spezialisiertes Geschäftssystem besser ist als eine universelle Tabelle

Excel ist universell.

Und genau das ist zugleich sein Vorteil und sein Nachteil.

Es erlaubt fast alles, bietet aber keine fertige Struktur für Ihr konkretes Unternehmen.

Excel

Vorteile:

• vertraute Oberfläche;
• eine Tabelle ist schnell erstellt;
• es braucht fast keine Schulung;
• nützlich für Berechnungen.

Nachteile:

• Prozesse lassen sich schwer steuern;
• Fehler passieren leicht;
• Zugriffe sind schwer zu verwalten;
• viel Handarbeit ist nötig;
• Daten werden schnell unstrukturiert.

Spezialisiertes System

Vorteile:

• fertige Struktur;
• eine zentrale Datenbank;
• Benutzerrollen;
• Status;
• Suche;
• Filter;
• Verlauf;
• Automatisierung.

Der wichtigste Vorteil ist, dass das System um den Prozess herum gebaut ist und nicht um die Tabelle.

Wann eine Tabelle ausreicht

Excel bleibt ein großartiges Werkzeug, wenn:

• nur eine Person damit arbeitet;
• nur wenige Daten vorhanden sind;
• es keinen komplexen Prozess gibt;
• kein Änderungsverlauf benötigt wird;
• die Tabelle für Berechnungen genutzt wird.

Wann Sie ein System brauchen

Ein Wechsel ist sinnvoll, wenn:

• mehrere Personen mit der Tabelle arbeiten;
• sich Daten ständig ändern;
• Dutzende zusammenhängende Tabellen entstehen;
• Berichte per Hand zusammengesetzt werden müssen;
• Fehler immer wieder auftreten;
• Führungskräfte kein aktuelles Gesamtbild sehen;
• das Unternehmen über eine einfache Tabelle hinausgewachsen ist.

Fazit

Sie sollten Excel nicht nur deshalb ersetzen, weil es eine neuere Technologie gibt.

Wenn eine gewöhnliche Tabelle jedoch bereits zu einem CRM, einem Projekt-Tracker oder einer internen Datenbank geworden ist, ist es sinnvoll, den nächsten Schritt zu machen und daraus ein vollständiges, aber einfaches Geschäftssystem zu machen. Genau dafür wurde Voyanty entwickelt.