Dlaczego wyspecjalizowany system biznesowy wygrywa z uniwersalnym arkuszem

Excel jest uniwersalny.

I to jest jednocześnie jego zaleta i wada.

Pozwala zrobić niemal wszystko, ale nie daje gotowej struktury dla konkretnego biznesu.

Excel

Zalety:

• znajomy interfejs;
• szybkie tworzenie tabeli;
• prawie nie wymaga szkolenia;
• przydaje się do obliczeń.

Wady:

• trudno kontrolować procesy;
• łatwo popełnić błąd;
• trudno zarządzać dostępem;
• dużo pracy ręcznej;
• dane szybko stają się nieuporządkowane.

Wyspecjalizowany system

Zalety:

• gotowa struktura;
• jedna baza danych;
• role użytkowników;
• statusy;
• wyszukiwanie;
• filtry;
• historia;
• automatyzacja.

Najważniejsza zaleta polega na tym, że system jest zbudowany wokół procesu, a nie wokół arkusza.

Kiedy arkusz wystarcza

Excel pozostaje świetnym narzędziem, jeśli:

• pracuje z nim jedna osoba;
• danych jest mało;
• nie ma złożonego procesu;
• historia zmian nie jest potrzebna;
• arkusz służy do obliczeń.

Kiedy potrzebny jest system

Warto rozważyć zmianę, jeśli:

• z arkusza korzysta kilka osób;
• dane stale się zmieniają;
• pojawiają się dziesiątki powiązanych tabel;
• raporty trzeba składać ręcznie;
• błędy wciąż się pojawiają;
• menedżerowie nie widzą aktualnej sytuacji;
• firma wyrosła już z prostej tabeli.

Podsumowanie

Nie należy zastępować Excela tylko dlatego, że istnieje nowsza technologia.

Ale jeśli zwykły arkusz stał się już CRM-em, trackerem projektów albo wewnętrzną bazą danych, warto zrobić kolejny krok i zamienić tabelę w pełny, ale prosty system biznesowy. Właśnie do tego został stworzony Voyanty.