Automatische Erinnerungen statt manueller Mails an Kunden

Einen Kunden an Zahlung, Freigabe oder Frist zu erinnern ist Routine, die leicht aufgeschoben wird.

„Schreibe ich morgen“ wird zu Überfälligkeit. Dutzende Kunden manuell in einer Tabelle zu verfolgen ist ermüdend.

Wie es funktioniert

Automatisierung besteht aus drei Teilen:

• Trigger — Ereignis: N Tage vergangen, Status geändert, Datum erreicht;
• Condition — Bedingung: Rechnung unbezahlt, Phase nicht geschlossen, Betrag größer null;
• Action — Aktion: E-Mail senden, Aufgabe erstellen, Status ändern.

Beispiel: Rechnung 7 Tage unbezahlt → Erinnerung an den Kunden senden.

Beispiele in der Praxis

• Kunde hat Rechnung 5 Tage nicht bezahlt — automatische E-Mail-Erinnerung;
• Phase „wartet auf Freigabe“ seit 3 Tagen — Benachrichtigung an den Manager;
• Projektdeadline in 2 Tagen — Aufgabe für Verantwortlichen, Status zu prüfen.

Drei Szenarien — drei Regeln. Nicht dreißig manuelle Mails pro Monat.

Kontrolle statt blindem Vertrauen

Automatisierung soll nicht „blind“ laufen:

• Regeln sind sichtbar und editierbar;
• die Historie zeigt, was wann gesendet wurde;
• Sie können eine Regel für einen bestimmten Kunden deaktivieren.

Sie definieren die Logik — das System führt aus, Sie behalten die Kontrolle.

Fazit

Erinnerungen bedeuten nicht „Roboter statt Menschen“. Es geht darum, dass Routine nicht verloren geht und Sie Zeit in Arbeit statt in identische Mails investieren.