„Summe_v3_FINAL.xlsx“: Wie Sie Versionschaos in Excel beenden

Ein bekanntes Bild: Auf der Festplatte liegen „Kostenvoranschlag.xlsx“, „Kostenvoranschlag_neu.xlsx“, „Kostenvoranschlag_v3_FINAL.xlsx“, „Kostenvoranschlag_v3_FINAL_korrekturen_Max.xlsx“.

Niemand ist sicher, welche Datei aktuell ist. Die Buchhaltung arbeitet mit einer Version, der Bauleiter mit einer anderen.

Warum das passiert

Excel hat keine einzige Quelle der Wahrheit:

• jeder speichert eine Kopie „für alle Fälle“;
• kein Schutz vor gleichzeitiger Bearbeitung;
• keine Historie, wer was geändert hat;
• E-Mail-Versand erzeugt neue Versionen.

Das ist keine Disziplinfrage im Team — es ist eine Grenze des Werkzeugs.

Daten an einem Ort

In einem System mit einer Datenbank:

• ein Datensatz — ein aktueller Wert;
• mehrere Personen arbeiten an denselben Daten;
• kein „meine Kopie“ und „deine Kopie“.

Budget geändert — alle sehen die neue Zahl. Keine aktualisierte Datei per Mail nötig.

Änderungshistorie

Jede Änderung wird festgehalten:

• wer geändert hat;
• wann;
• alter und neuer Wert.

Streit „wer hat den Betrag geändert“ ist in Minuten gelöst, nicht durch fünf Dateiversionen.

Was mit vorhandenen Dateien tun

Sie müssen gesammelte Tabellen nicht wegwerfen.

Import Wizard überträgt Daten aus Excel in ein strukturiertes System. Nach dem Import — eine Quelle der Wahrheit, alte Dateien bleiben Archiv.

Voyanty hilft, vom Ordner mit „finalen“ Versionen zu einem Arbeitsbereich mit Änderungshistorie zu wechseln.