„Podsumowanie_v3_FINAL.xlsx”: jak uwolnić się od chaosu wersji w Excelu

Znany obraz: na dysku leżą „Kosztorys.xlsx”, „Kosztorys_nowy.xlsx”, „Kosztorys_v3_FINAL.xlsx”, „Kosztorys_v3_FINAL_poprawki_Jan.xlsx”.

Nikt nie jest pewien, który plik jest aktualny. Księgowość pracuje na jednej wersji, kierownik budowy — na innej.

Dlaczego tak się dzieje

Excel nie ma jednego źródła prawdy:

• każdy zapisuje kopię „na wszelki wypadek”;
• brak blokady równoczesnej edycji;
• brak historii, kto i co zmienił;
• wysyłka mailem tworzy nową wersję.

To nie kwestia dyscypliny zespołu — to ograniczenie narzędzia.

Dane w jednym miejscu

W systemie z jedną bazą:

• jeden rekord — jedna aktualna wartość;
• kilka osób pracuje na tych samych danych;
• nie ma „mojej kopii” i „twojej kopii”.

Zmieniono budżet — wszyscy widzą nową liczbę. Nie trzeba rozesyłać zaktualizowanego pliku.

Historia zmian

Każda zmiana jest rejestrowana:

• kto zmienił;
• kiedy;
• stara i nowa wartość.

Spór „kto zmienił kwotę” rozwiązuje się w minutę, a nie przez porównywanie pięciu wersji pliku.

Co zrobić z istniejącymi plikami

Nie trzeba wyrzucać zebranych tabel.

Import Wizard przenosi dane z Excela do uporządkowanego systemu. Po imporcie — jedno źródło prawdy, stare pliki zostają archiwum.

Voyanty pomaga przejść od folderu z „finalnymi” wersjami do jednej przestrzeni roboczej z historią zmian.